Papercuts and broken nails » Information

DIV projecten: grenzen bewaken

Andrea de Palm — Wed, 16 Sep 2009 11:44:03 +0000

Vóór ik bij mijn vorige werkgever – een woningcorporatie, weer eens iets héél anders – in dienst trad, heb ik de nodige praktijkervaring opgedaan met DIV-projecten (zowel via detacheringsbureaus als voor mijn eigen bedrijf). Vanwege mijn pragmatische insteek is met name ten aanzien van de uitvoering van projecten een beroep op mijn capaciteiten gedaan. En in eerste instantie leek me dat ook leuk: ten eerste ga ik een uitdaging niet gauw uit de weg en ten tweede geeft het behoorlijk voldoening van het begin tot het eind bij een project betrokken te zijn. Maar de praktijk bleek anders!

Wat me bij al mijn opdrachtgevers opviel, was dat het project schromelijk werd onderschat en dat er – naarmate de einddatum van het project in zicht kwam – steeds meer werk bij kwam. Mijn “To-do-list” werd langer in plaats van korter, waardoor de prioriteiten met het oog op de projectduur steeds scherper moesten worden bijgesteld.

Sommige vakgenoten laten zich hierdoor niet snel uit het veld slaan en declareren vrolijk door. Zij zitten er niet mee als een project onverhoopt langer duurt dan verwacht.

Ik zit anders in elkaar: in plaats van me rijk te rekenen vind ik het veel belangrijker de klant daadwerkelijk verder te kunnen helpen en ik ervaar het als enorm frustrerend als ik me door tijdgebrek genoodzaakt zie taken over te dragen. De voldoening van een afgerond project heb ik niet vaak mogen ervaren. Meestal voelde ik me op de laatste projectdag aan de ene kant wel bevrijd – want ik was immers weer “vrij” voor een volgend project – maar aan de andere kant ook teleurgesteld, omdat ik sommige dingen onafgemaakt moest achterlaten. Tot op de laatste dag was ik vaak nog druk bezig met het opstellen van handleidingen, instructies en checklists, zodat de klant de continuïteit van de ingezette weg kon waarborgen met eigen personeel. Helaas blijkt in de praktijk regelmatig dat er geen opvolging wordt gegeven aan het zo voortvarend begonnen project.

Waar ligt dat nou aan?

Naar mijn mening is het een beetje inherent aan het vakgebied. Dit is zó snel geëvolueerd – van “post en archief” naar informatiemanagement in de brede zin – en uitgebreid (de informatiewerker van tegenwoordig dient van alle markten thuis te zijn om zijn/haar werk goed te kunnen doen) dat niet elke klant precies begrijpt wat nu onder de “paraplu” van het veld Documentaire Informatievoorziening valt en wat niet. Hoewel een groeiend aantal organisaties tegenwoordig het belang inziet van een gespecialiseerde DIV-afdeling of tenminste een DIV-medewerker in dienst heeft (hoera!), is m.i. nog steeds niet helemaal duidelijk dat het vakgebied aan de ene kant véél meer inhoudt dan ”post en archief”, maar aan de andere kant niet als een “kapstok” mag dienen om allerlei extra taken aan op te hangen, die men nergens anders kwijt kan. Het zijn juist die extra taken die het gebied onoverzichtelijk en ondoorzichtig maken en die er vaak bij worden gehaald, zodra een project van start is gegaan.

Voor de zelfstandige DIV adviseur / projectmanager wordt het er hiermee niet gemakkelijker op. Je wilt immers graag tevreden klanten, maar dat mag niet ten koste gaan van jezelf of je bedrijf.
Het is niet altijd te voorkomen dat de inhoud van een opdracht gedurende de looptijd van het project – soms veelvuldig – verandert. Je mag van je klant niet verwachten dat hij/zij zich heeft verdiept in jouw vakgebied – sterker nog, daar heeft hij/zij jóu toch voor ingehuurd? En als adviseur dien je je flexibel op te stellen. Maar er zijn zeker grenzen – en het is je eigen verantwoordelijkheid om die vast te stellen en te bewaken. Dat betekent in de praktijk soms veelvuldig tussentijds overleg, tijdig signaleren van knelpunten en vastleggen van gewijzigde afspraken en/of randvoorwaarden, zodat je zowel je klant als jezelf tevreden kunt stellen.
Is dat niet waar we uiteindelijk allemaal naar streven?

What It Means To Be A Knowledge Worker

Andrea de Palm — Fri, 20 Jun 2008 11:22:12 +0000

Wat betekent het om een “kenniswerker” te zijn? Als ik een euro had voor elke keer dat me werd gevraagd “maar wat doe jij nou precies?” kon ik rentenieren… Informatiemanagement (documentaire informatievoorziening) is ook een lastig vakgebied om in een paar zinnen te vangen, vanwege de complexiteit ervan.

De auteur van onderstaande presentatie doet een – naar mijn mening – erg goede poging het vakgebied in de juiste context te plaatsen.

Informatiemanagement intern regelen?

Andrea de Palm — Fri, 13 Jun 2008 14:02:07 +0000

Deze week werd ik onplezierig verrast met de mededeling dat een aantal potentiële opdrachten geen doorgang zouden vinden. De reden? Voor 2 van de 3 opdrachtgevers gold dat zij “de vacature intern hadden ingevuld”. Heel jammer. Niet alleen voor mij, maar ook voor de opdrachtgevers in kwestie, al zullen zij dat wellicht niet meteen merken.

Informatiemanagement (documentaire informatievoorziening) is een vak en niet iets dat je er “even bij doet” of zo maar even “intern oplost”. Daarvoor is het vakgebied veel te veelomvattend. Veel bedrijven en instellingen realiseren zich helaas nog niet dat informatiemanagement één van de pijlers is, waarop hun organisatie draait, net zo belangrijk als bijvoorbeeld Financiën en Personeelszaken – sterker nog, informatiemanagement kan zelfs worden beschouwd als het fundament van een organisatie, waarop pijlers als Financiën, HRM, Facilitaire Zaken e.d. rusten! Immers, een organisatie is voor haar bedrijfsvoering afhankelijk van een degelijke informatievoorziening. Het management van welke organisatie dan ook zou stuurloos zijn zonder accurate en actuele informatievoorziening.

Elke organisatie zou – afhankelijk van haar grootte – moeten beschikken over minimaal een informatieverzorger (“DIV medewerker”) of een afdeling (Documentaire) Informatievoorziening, die los gezien moet worden van een ICT afdeling, maar hier wel nauw mee samenwerkt. Informatiemanagement en -technologie raken steeds meer met elkaar verweven en verwacht kan worden dat deze ontwikkeling zich de komende jaren – steeds sneller – zal voortzetten.

Een medewerker of afdeling DIV is de “spin in het web” van de informatievoorziening binnen een organisatie en raadpleegt in die rol verschillende – interne en externe – informatiebronnen, legt verbanden, voorziet elke afdeling binnen de organisatie van precies de juiste informatie en slaat die adequaat op.

Toegeven dat het informatiemanagement niet optimaal verzorgd wordt, is geen schande. Zoals ik hierboven al aangaf, gaat is het een te ingrijpend en veelomvattend vak om er “even bij” te doen. Het inroepen van gespecialiseerde hulp moet naar mijn mening dan ook niet worden gezien als een zwaktebod. Waarom zou het wèl aanvaardbaar zijn om een HRM-adviseur in te huren of de catering uit te besteden, maar niet om (tijdelijk) een gespecialiseerde informatiewerker in te huren om de informatievoorziening efficiënt op te zetten?

Een organisatie – of het nu gaat om een overheids- of publieke instelling – die bereid is toe te geven dat zij hulp kan gebruiken bij het (her)structureren van haar informatiemanagement getuigt juist van een moderne, doeltreffende instelling, die zeker door haar klanten gewaardeerd zal worden.

Hoewel alleen (semi-)overheidsinstellingen gehouden zijn aan de Archiefwet, is het een misvatting dat het bedrijfsleven zich hieraan kan onttrekken – informatiemanagement is een vakgebied dat iedere organisatie serieus dient te nemen. Juist in dit informatietijdperk is het belangrijker dan ooit dat elke organisatie stappen onderneemt om zich voorbereiden op het informatiemanagement van de toekomst.

Meer lezen: