Deze week werd ik onplezierig verrast met de mededeling dat een aantal potentiële opdrachten geen doorgang zouden vinden. De reden? Voor 2 van de 3 opdrachtgevers gold dat zij “de vacature intern hadden ingevuld”. Heel jammer. Niet alleen voor mij, maar ook voor de opdrachtgevers in kwestie, al zullen zij dat wellicht niet meteen merken.

Informatiemanagement (documentaire informatievoorziening) is een vak en niet iets dat je er “even bij doet” of zo maar even “intern oplost”. Daarvoor is het vakgebied veel te veelomvattend. Veel bedrijven en instellingen realiseren zich helaas nog niet dat informatiemanagement één van de pijlers is, waarop hun organisatie draait, net zo belangrijk als bijvoorbeeld Financiën en Personeelszaken – sterker nog, informatiemanagement kan zelfs worden beschouwd als het fundament van een organisatie, waarop pijlers als Financiën, HRM, Facilitaire Zaken e.d. rusten! Immers, een organisatie is voor haar bedrijfsvoering afhankelijk van een degelijke informatievoorziening. Het management van welke organisatie dan ook zou stuurloos zijn zonder accurate en actuele informatievoorziening.

Elke organisatie zou – afhankelijk van haar grootte – moeten beschikken over minimaal een informatieverzorger (“DIV medewerker”) of een afdeling (Documentaire) Informatievoorziening, die los gezien moet worden van een ICT afdeling, maar hier wel nauw mee samenwerkt. Informatiemanagement en -technologie raken steeds meer met elkaar verweven en verwacht kan worden dat deze ontwikkeling zich de komende jaren – steeds sneller – zal voortzetten.

Een medewerker of afdeling DIV is de “spin in het web” van de informatievoorziening binnen een organisatie en raadpleegt in die rol verschillende – interne en externe – informatiebronnen, legt verbanden, voorziet elke afdeling binnen de organisatie van precies de juiste informatie en slaat die adequaat op.

Toegeven dat het informatiemanagement niet optimaal verzorgd wordt, is geen schande. Zoals ik hierboven al aangaf, gaat is het een te ingrijpend en veelomvattend vak om er “even bij” te doen. Het inroepen van gespecialiseerde hulp moet naar mijn mening dan ook niet worden gezien als een zwaktebod. Waarom zou het wèl aanvaardbaar zijn om een HRM-adviseur in te huren of de catering uit te besteden, maar niet om (tijdelijk) een gespecialiseerde informatiewerker in te huren om de informatievoorziening efficiënt op te zetten?

Een organisatie – of het nu gaat om een overheids- of publieke instelling – die bereid is toe te geven dat zij hulp kan gebruiken bij het (her)structureren van haar informatiemanagement getuigt juist van een moderne, doeltreffende instelling, die zeker door haar klanten gewaardeerd zal worden.

Hoewel alleen (semi-)overheidsinstellingen gehouden zijn aan de Archiefwet, is het een misvatting dat het bedrijfsleven zich hieraan kan onttrekken – informatiemanagement is een vakgebied dat iedere organisatie serieus dient te nemen. Juist in dit informatietijdperk is het belangrijker dan ooit dat elke organisatie stappen onderneemt om zich voorbereiden op het informatiemanagement van de toekomst.

Meer lezen:

• “Raakt de overheid haar geheugen kwijt” – Artikel Informatie Professional 06 2008
• Advies over informatiehuishouding van de overheid